- 14 Feb, 2023
- Tri Rachmanto
- comments off
Implementasikan Sistem Elektronik Archive, Tendik Fapet Ikuti Simulasi Aplikasi “SIELA”
Fapet.unsoed.ac.id – Kearsipan, apa itu arsip? seberapa penting arsip? Hal tersebut sering menjadi pertanyaan dibenak kita. Akan tetapi arsip begitu penting apabila dokumen tersebut dibutuhkan atau menjadi suatu persyaratan secara legal dalam administrasi pemerintahan.
Upaya mengimplementasikan PP 95/2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) dan menunjang dinamisasi dokumen, Fakultas Peternakan menyelenggarakan sosialisasi dan Implementasi aplikasi kearsipan Sistem Informasi Elektronik Archive (ELA) pada hari Selasa, (13/2) bertempat di ruang rapat I Fapet Unsoed.
Sosialisasi dan Implementasi aplikasi SIELA menghadirkan narasumber Arsiparis Arif Himawan, A.Md yang diikuti Sembilan staff tenaga kependidikan dan arsiparis dilingkungan unit Fapet UNSOED.
Untuk mewujudkan Sistem Pemerintah Berbasis elektronik dan tata kelola dokumen kelembagaan yang baik, tercatat dan terdokumentasi dengan aman, diperlukan system kearsipan digital. Sistim pengelolaan arsip perlu adanya transformasi penyimpanan dari arsip berupa kertas bermigrasi ke penyimpanan dokumen secara digital.
Koordinator Bidang Tata Usaha, Dra. Wiwik WInarni, M.M Dokumen merupakan sumber informasi yang valid sebagai dasar rencana dan evaluasi ke depan sebagai rekam jejak institusi yang sekaligus sebagai tindak lanjut program pemerintah dalam menciptakan pelayanan yang cepat, tepat dan sederhana melalui tatanan baru di era digital. Searah dengan hal tersebut Fapet Unsoed kembali merefresh tenaga kependidikan untuk mengimplementasikan aplikasi kearsipan menggunakan Sistem Informasi Electronic Archive.
Wakil Dekan Bidang Umum&Keuangan, Ir. Mochamad Sugiarto, S.Pt, M.M, Ph.D, IPU menyampaikan pentingnya belajar adalah, untuk dapat mengetahui apa yang belum pernah diketahui, dengan belajar akan mendapatkan pengetahuan atau pelajaran baru, indikator hasil dari suatu proses belajar merupakan output yang dihasilkan, seberapa pembelajaran dapat di mengerti dan berapa banyak peran dalam menciptakan output
Dalam merespon kemajuan teknologi dengan pemanfaatan sistem layanan yang efektif dan efisien aplikasi SIELA sangat menunjang dinamisasi pengelolaan arsip karena dapat terekam dengan baik. Dengan pengelolaan dokumen yang baik akan menunjang capaian kinerja utama, melalui akreditasi dan indikator layanan lainya dapat terpenuhi dengan maksimal.
Lebih lanjut WD II menejelaskan, peran tendik dalam mengelola kearsipan terpadu ini menjadi ujung tombak Fakultas demi mengakomodir arsip berupa dokumentasi institusi untuk kemajuan institusi. “Dengan membentuk tim kearsipan, seluruh entitas dilibatkan dalam peran tersebut, dari bagian akademik, kemahasiswaan, keuangan, kepegawaian, Umum dan BMN, Bagian dan PSI”, jelasnya.
Arif Himawan, A.Md mengatakan, sistem digitalisasi kearsipan harus menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja. Pengelolaan arsip secara elektronik ini juga diharapkan mampu meng-cover kegiatan perekaman dan pengarsipan kegiatan institusi lebih optimal.
“Setelah pelatihan aplikasi SI ELA, Arif mengatakan, langkah selanjutnya para peserta untuk memulai melakukan migrasi kearsipan secara digital di seluruh unsoed. Semua dokumen akan menggunakan aplikasi tersebut agar menjadi efisien dapat menghemat anggaran alat tulis kantor,” ungkap Arif mengakhiri sesi diskusi